Postępowania zakupowe w sektorze morskiej energetyki wiatrowej są wymagającym obszarem dla firm, które wcześniej nie miały styczności z wysoce sformalizowaną procedurą pozyskiwania dostawców. Zdarza się, że oferta polskiego podmiotu jest konkurencyjna, ale zostaje odrzucona z uwagi na brak spełnienia wymogów formalnych. Jak więc uniknąć błędów oraz na co zwrócić uwagę? O tym rozmawiali uczestnicy spotkania grupy roboczej Blue Baltic Community w Gdańsku z udziałem przedstawicieli PGE Baltica. Firmy z Pomorza mogły zapoznać się z praktycznymi aspektami postępowań zakupowych w sektorze offshore wind.
Artykuł powstał we współpracy z
Julia Halemba, specjalistka ds. rozwoju startupów w Inkubatorze Starter oraz koordynatorka projektu Blue Baltic Community, podkreśla, że tematyka spotkań tego unikatowego projektu odpowiada realnym potrzebom firm, zwłaszcza z sektora MŚP na Pomorzu, który coraz aktywniej poszukuje swojego miejsca w łańcuchu dostaw offshore.
„Projekt Blue Baltic Community powstał, by łączyć przedsiębiorców z przedstawicielami globalnych inwestorów, liderami branż, uczelni i instytucji wspierających innowacje. Nasze inicjatywy edukacyjne są ogólnodostępne i dopasowane do potrzeb konkretnych grup – MŚP, startupów technologicznych czy instytucji badawczych. Dzięki wsparciu partnerów i finansowaniu Miasta Gdańska spotkania są bezpłatne, co daje możliwość udziału mniejszym firmom bez dużych budżetów”.
Z rozmów z przedsiębiorcami i partnerami wynika, że formalno-proceduralne aspekty współpracy z dużymi inwestorami wciąż stanowią jedną z głównych barier wejścia do branży.
„Potwierdziło to również nasze ostatnie spotkanie poświęcone logistyce i łańcuchowi dostaw w sektorze offshore wind. Uczestnicy wielokrotnie podkreślali, że oprócz barier finansowych i braku wystarczającego doświadczenia, to właśnie złożone procedury zakupowe są największym wyzwaniem” – podkreśla Halemba.
Brak praktycznej wiedzy o postępowaniach
Pomimo kilku lat rozwoju rynku offshore wind w Polsce, w dalszym ciągu obserwowane jest niewystarczające zrozumienie wymogów formalnych i sposobu przygotowania skutecznych ofert. Jak zauważa Halemba, stanowi to wyzwanie, szczególnie dla firm nieposiadających rozbudowanego zespołu zajmującego się obszarem zamówień publicznych. Deweloperzy coraz częściej organizują spotkania w formule dni dostawców (suppliers days), które odbywały się wielokrotnie w siedzibie Inkubatora. W ich trakcie firmy są informowane o nadchodzących przetargach oraz o rodzajach postępowań zakupowych. To bardzo wartościowe inicjatywy, jednak ze względu na ich skalę i dużą liczbę uczestników rzadko dają one przestrzeń do pogłębionej dyskusji czy indywidualnych pytań – zauważa menadżerka.
„Formuła spotkań z dostawcami powinna mieć coraz częściej charakter szkoleniowo-edukacyjny” – przekonuje Julia Halemba.
Pomorskie firmy potrzebują bezpośredniego dialogu
Na spotkanie Blue Baltic Community w roli partnera Gdańska Fundacja Przedsiębiorczości zaprosiła przedstawicieli PGE Baltica, spółki rozwijającej projekty morskich farm wiatrowych Grupy PGE. Eksperci PGE od wielu lat dzielą się wiedzą na temat procesów zakupowych oraz w przystępny sposób „odczarowują” przetargi, pokazując, że współpraca z dużymi inwestorami może być transparentna i dostępna również dla mniejszych firm.
Inkubator Starter stawia na bezpośredni dialog prowadzony w mniejszym gronie, w którym biorą udział przedstawiciele największych i najmniejszych firm, często startupów. W ten sposób rozwinęła się platforma, w ramach której firmy zdobywają wiedzę, wymieniają doświadczenia i nawiązują relacje biznesowe z lokalnymi partnerami, wspierając rozwój local content.
„Podczas naszego spotkania z udziałem PGE Baltica uczestnicy mieli możliwość zadania pytań bezpośrednio przedstawicielom dewelopera, wymiany doświadczeń i rozwiania wątpliwości dotyczących procesów zakupowych. Dzięki temu spotkanie ma praktyczny wymiar, a firmy zyskują konkretną wiedzę, która może przełożyć się na skuteczniejsze uczestnictwo w przetargach i projektach offshore wind” – wyjaśnia Halemba.
Projekt Blue Baltic Community stał się pomorską przestrzenią nie tylko do inspiracji i wymiany doświadczeń, lecz przede wszystkim do zdobywania praktycznej wiedzy, która przekłada się na konkretne działania biznesowe i stanowi bezpośrednią odpowiedź na potrzeby firm. Menadżerka przekonuje, że obecnie kluczowe znaczenie mają długofalowe działania edukacyjne, networkingowe i informacyjne, skierowane do konkretnych grup interesariuszy i branż.
Przekonuje też, że decydenci i interesariusze mogą wspierać rozwój poprzez wzmacnianie lokalnych inicjatyw klastrowych i sieci współpracy, ułatwianie dostępu do praktycznej wiedzy o wymogach technicznych i formalnych, a także rozwój kompetencji firm w obszarze ESG, digitalizacji i innowacji. Istotne jest zapewnienie ciągłości i otwartości programów edukacyjnych oraz wymiany doświadczeń.
„Dodatkowym wsparciem mogą być instrumenty finansowe i zachęty inwestycyjne, takie jak ulgi podatkowe, preferencje inwestycyjne, granty na innowacje czy programy akceleracyjne, które wspierają rozwój lokalnych firm i zwiększają atrakcyjność regionu dla nowych inwestorów” – wylicza przedstawicielka Inkubatora Starter.
Perspektywa bałtyckiego inwestora: „Dzielimy się wiedzą z dostawcami”
Spotkanie, które odbyło się w październiku miało charakter praktyczny – na pytania pomorskich firm odpowiedzieli eksperci PGE Baltica – Alicja Wąsowicz, Dyrektor Departamentu Zakupów i Administracji oraz Piotr Gowik, radca prawny i Kierownik Zespołu ds. Prowadzenia Postępowań Zakupowych. Spółka jest jednym z najważniejszych inwestorów w regionie Morza Bałtyckiego. Obecnie realizuje osiem projektów morskich farm wiatrowych, z których najbardziej zaawansowanym jest Baltica 2, będąca w ostatniej fazie przygotowania do budowy na morzu. Budowa części lądowej trwa już drugi rok. Tę morską farmę wiatrową PGE buduje razem z Ørsted. W konsorcjum z duńskim partnerem PGE odpowiada w postępowaniach zakupowych za część lądową, z kolei Ørsted za kontraktację komponentów i usług morskich.
Inwestor prowadzi już postępowania zakupowe dla kolejnych swoich projektów, przygotowując je tym samym do kolejnej fazy rozwoju. Oznacza to dla inwestora intensywną pracę nad zbudowaniem solidnego łańcucha dostaw, z kolei dla firm z Pomorza – realną szansę na zaangażowanie się w dostawy produktów i usług. Równocześnie publikacja na stronie internetowej PGE Baltica planów zakupowych umożliwia przedsiębiorcom przygotowanie się do przyszłych postępowań, w tym budowanie partnerstw lub swojego łańcucha podwykonawców.
Spotkanie moderował Jakub Budzyński, prezes Polskiej Izby Morskiej Energetyki Wiatrowej (PIMEW), który zwrócił uwagę, że Grupa PGE jest szczególnym inwestorem, gdyż jest jedynym deweloperem rozwijającym projekty morskich farm wiatrowych w oparciu o postępowania zakupowe prowadzone zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, co rodzi wiele wyzwań dla polskich firm.
„Dążymy do tego, aby offshore wind stał się specjalizacją polskiego przemysłu” – podkreślił Budzyński.
Alicja Wąsowicz i Piotr Gowik opowiedzieli o szczegółach procesów zakupowych, komunikacji z dostawcami, dotychczasowych doświadczeniach i dobrych praktykach stosowanych przez inwestora.
Alicja Wąsowicz podkreśliła, że już od kilku lat PGE Baltica dzieli się praktyczną wiedzą na temat postępowań zakupowych, ale też wdraża dialog z dostawcami, także z tymi, którzy dopiero chcą się włączyć do łańcucha. Jak inwestor prowadzi dialog i wspiera firmy? Poprzez łączenie dostawców, spotkania B2B, dyżury informacyjne, warsztaty, dni dostawcy czy planowane reverse supplier’s day – wydarzenie, w którym to dostawcy prezentują deweloperowi swoje kompetencje i dostarczane rozwiązania techniczne, aby ukazać możliwości współpracy w łańcuchu dostaw. Wszystkie takie działania dewelopera to okazja, by lepiej poznać rynek, zidentyfikować lokalnych partnerów i ocenić potencjał krajowych dostawców. Dodatkowo inwestycje i planowanie działań podejmowanych przez wykonawców ułatwia wspomniany wyżej plan zakupów, który jest publikowany na początku każdego roku kalendarzowego.
Wąsowicz i Gowik przedstawili też wnioski wyciągnięte z I fazy rozwoju offshore wind w Polsce, które często prezentowane są przedsiębiorcom. Tu wskazali m.in. zbyt późne angażowanie się lokalnych dostawców, zbyt skomplikowaną dokumentację przetargową, luki kompetencyjne, brak możliwości dotarcia do partnerów zagranicznych oraz niejasne definicje i brak metodyki liczenia local content.
Wąsowicz wyjaśniła, że PGE oferuje pomoc i wiedzę w zakresie postępowań, ale stawia też wymagania wobec oferentów. Dużą pracę muszą wykonać firmy pod względem znajomości procedur i przepisów prawa, a także dysponować odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnymi do wykazania zdolności do wykonania zamówienia.
Dostrzegane są luki kompetencyjne na polskim rynku, ale jak wskazała Wąsowicz, mogą być one niwelowane na tym etapie rozwoju offshore wind w Polsce poprzez budowanie partnerstw i konsorcjów. Połączenie usług może zapewnić pełną ofertę i znacznie zwiększyć szansę na jej wybranie, co już się zdarzało w postępowaniach PGE.
Przedstawiciele PGE polecili m.in. śledzić wydarzenia organizowane w ramach stymulowania polskiego łańcucha dostaw, w tym np. sesje zapoznawcze pomiędzy wykonawcami czy warsztaty dla wykonawców. Inwestor wspiera też w łączeniu wykonawców z potencjalnymi partnerami, jeśli są trudności w „skompletowaniu kompetencji” czy w poszukiwaniu podwykonawców, szczególnie z uwzględnieniem polskich dostawców. W działaniach inwestora wspiera stale rozwijana baza dostawców.
Uczestnicy spotkania zgodzili się co do tego, że dobrym sygnałem jest powołanie przez Ministerstwo Aktywów Państwowych zespołu, którego celem jest m.in. zdefiniowanie pojęcia komponentu krajowego w kluczowych procesach inwestycyjnych. Obecnie nie ma jeszcze decyzji, która regulacja prawna będzie zawierała w sobie tę definicję.
Eksperci omówili również główne elementy, które składają się na specyfikację warunków zamówienia, czyli kluczowy dokument postępowania. Specyfikacja opisuje zarówno przedmiot zamówienia, określa warunki udziału, przesłanki wykluczenia wykonawców z postępowania, jak również wskazuje i precyzyjnie opisuje sposób złożenia oferty oraz formy dokumentów, jakie muszą zostać dochowane w postępowaniu, kryteria oceny ofert i wszystkie elementy wymagane przez prawo zamówień publicznych, a szczególnie istotne aspekty są dodatkowo podkreślane.
Oferenci popełniają błędy, a czasem najmniejszy wyklucza firmę z postępowania
Piotr Gowik zwrócił uwagę na błędy popełniane przez wykonawców przy składaniu ofert. Najczęściej błędy są prozaiczne i dotyczą np. złożenie oferty nieopatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby i jest wystawiany przez podmiot wpisany do rejestru dostawców usług zaufania wystawiających takie podpisy. Z doświadczeń firm wynika, że sprawia to dosyć spory problem i jest powodem odrzucania ofert. W przypadku wątpliwości co do prawidłowej weryfikacji, można zwrócić się do inwestora, by zweryfikował dany podpis. Podpis muszą składać osoby wskazane jako upoważnione do reprezentowania.
Gowik zwrócił uwagę na formę składanych dokumentów oraz na to, które dokumenty można uzupełnić, a które nie, a także na aspekt uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa, potwierdzenia wniesienia wadium czy przedmiotowych środków dowodowych.
„Nie lubimy odrzucać ofert, ale musimy to robić czasem ze względu na błędy formalne” – powiedziała z kolei Wąsowicz.
Inwestor sprawdza uważnie oferty, gdyż dostawcy są filarem miliardowych inwestycji, co oznacza, że nie można pozwolić sobie na wybór wykonawcy bez odpowiedniego doświadczenia, zasobów i zdolności finansowych.
„Branża offshore wind jest branżą, podobnie jak oil and gas, wysokiego ryzyka. W przypadku błędów i napraw koszty są bardzo wysokie” – dodali Gowik i Wąsowicz.
PGE w odpowiedzi na zapotrzebowanie firm w najbliższym czasie będzie organizować warsztaty w Gdańsku, podczas których jej przedstawiciele wytłumaczą „od kuchni” proces pozyskiwania gwarancji.
„Nie mamy monopolu na rację, chłoniemy informacje od firm” – podkreślili eksperci PGE Baltica. „Dlatego jesteśmy otwarci na różne formy dialogu – od spotkań bezpośrednich, poprzez warsztaty zakupowe. Ważnym elementem tego procesu jest odpowiedź rynku na wysyłane przez inwestora RFI, czyli zapytanie o informację będące pierwszym krokiem w procesie zakupowym.”
W trakcie spotkania zebrano odpowiedzi na temat perspektywy firm dotyczącej barier wejścia do łańcucha dostaw. Odpowiedzi są analizowane przez ekspertów PGE Baltica, a wnioski są przekładane na usprawnienia w postępowaniach zakupowych i dialogu z firmami.
Partnerem wydarzenia jest PGE Baltica, Pomorska Platforma Rozwoju Morskiej Energetyki Wiatrowej na Bałtyku, Polska Izba Morskiej Energetyki Wiatrowej (PIMEW) oraz firma konsultingowa CO-MADE.
Partnerem medialnym jest portal OffshoreWindPoland.pl
Sfinansowano ze środków Miasta Gdańska
